Tapahtuma-ala 2024: Teknologian ja vastuullisuuden risteyksessä

Tapahtuma-ala on pitkään ollut muutoksessa, ja vuosi 2024 ei ole poikkeus. Teknologian nopea kehitys ja kasvava ympäristötietoisuus ovat ohjaamassa myös tapahtuma-alaa uusille urille. Merkittävät trendit tuovat mukanaan uusia mahdollisuuksia ja haasteita tapahtumien suunnittelijoille ja osallistujille – käyn tässä kirjoituksessa läpi muutaman näkökulman.  

Virtuaali-, hybridi- tai fyysinen tapahtuma – tavoite ohjaamaan formaattia  

Virtuaalitapahtumat tekivät pakon edessä suuren harppauksen viimeisen parin vuoden aikana, ja hyvä niin. Osallistumisen joustavuus paikasta riippumatta viehättää osallistujia esim. ajankäytön näkökulmasta, kun taas järjestävälle taholle virtuaalitapahtuma voi olla tehokas muoto viestiä muutoksista tai uusista lanseerauksista laajemmalle yleisölle ilman maantieteellisiä rajoja. Tapahtumissa käytettävät virtuaalialustat ovat kehittyneet tehokkaiksi datan kerääjiksi ja liidien generoijiksi, ja samanlaista dataa voi olla vaikea saada irti fyysisissä tapahtumissa.  

Virtuaalitapahtumat pystyvät harvemmin tarjoamaan fyysisten kohtaamisten arvoa, mikä näyttäytyy erittäin tärkeäksi uusien asiakkaiden hankinnassa tai nykyasiakkaiden sitouttamisessa. Hybriditilaisuuksissa voidaan yhdistää hyödyt molemmista formaateista, jolloin suurimmaksi haasteeksi järjestäjälle voi koitua oikeanlaisen sisällön tuotanto, joka ei olisi kummaltakaan formaatilta pois. Tapahtuman tavoitteen tulisi siis myös jatkossa ohjata formaatin valintaa, jotta saadaan mahdollisimman paljon tehoja irti investoinnista.  

Kohti kestävää ja vastuullista tapahtumasuunnittelua  

Vastuullisuus on noussut keskiöön miltei kaikilla toimialoilla, ja se koskee myös tapahtuma-alaa. Kestävyys ja vastuullisuus ohjaavat investointeja entistä useammin, ja yhä useammin yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä vaaditaan sitoutumista kestävyystavoitteisiin. Kestävä tapahtumasuunnittelu pyrkii minimoimaan tapahtumien hiilijalanjäljen esim. tekemällä eettisiä tarjoiluvalintoja, hyödyntämällä kierrätysmateriaaleja osastojen rakentamisessa, käyttämällä uusiutuvaa energiaa tai kannustamalla julkisen liikenteen käyttöön tapahtumapaikkavalinnalla. Trendi ei ainoastaan vastaa yhteiskunnalliseen tarpeeseen vaan houkuttelee vastuullisia osallistujia, yhteistyökumppaneita ja työntekijöitä.  

Innovatiiviset teknologiaratkaisut ja personointi tapahtumissa: kohti yksilöllisiä elämyksiä  

Chat GPT ja muut tekoälytyökalut mahdollistavat tulevaisuudessa tehokkaamman tapahtumamarkkinoinnin, sekä ohjelmien, että suoramarkkinoinnin osalta. Lisäksi tekoälyä hyödyntämällä voidaan personoida tapahtumakävijän kokemusta tarjoamalla hänelle kiinnostuksen kohteisiinsa perustavaa ohjelmasisältöä tai verkostoitumismahdollisuuksia. Interaktiiviset tekoälyratkaisut voivat parhaassa tapauksessa tarjota reaaliaikaista vuorovaikutusta tapahtuman aikana, samalla luoden yksilöllisiä elämyksiä. Tulevaisuudessa teknologia tuo mukanaan myös uusia tapahtumaulottuvuuksia, kun laajennettu todellisuus (AR) ja virtuaalitodellisuus (VR) yhdistetään fyysiseen tapahtumakokemukseen. Tapahtuman keskeisenä tavoitteena on usein luoda osallistujille kokemuksia, jolloin AR:n ja VR:n tarjoama potentiaalinen immersiivinen kokemus laajentaa elämysten mahdollisuuksia. Tunteiden herättäminen ja kokemukset ovat yleensä linkissä asiakkaan sitoutumiseen yksittäisen tapahtuman osalta.  

Teknologian ja kestävyyden yhdistelmä luo ainutlaatuisia ja mukaansatempaavia tapahtumakokemuksia, jotka vastaavat osallistujien tarpeisiin ja odotuksiin. Osallistuminen formaatista riippumatta vastuullisesti ja personoidusti tulee olemaan keskeinen kulmakivi tulevaisuuden tapahtumissa, jotka ovat enemmän kuin pelkkiä kokoontumisia – ne ovat mahdollisuus oppia, verkostoitua ja luoda merkityksellisiä muistoja.